Косвенные закупки: что это и как правильно ими управлять

В мире бизнеса существует множество направлений, в которых компании могут оптимизировать свою деятельность и экономить средства. Одно из таких направлений — управление косвенными закупками. Хотя эти расходы не влияют напрямую на производство конечного продукта, они всё же оказывают существенное влияние на повседневные операции и финансовые показатели компании. Разберёмся, почему косвенные закупки так важны и как выстроить эффективную стратегию их управления.

Что такое косвенные закупки и почему о них стоит помнить

Под косвенными закупками понимают приобретение товаров и услуг, поддерживающих операционную деятельность компании, но не влияющих напрямую на создание конечной продукции. Сюда относятся канцелярские товары, программное обеспечение, аренда офисов и техники, командировочные расходы, юридические и бухгалтерские услуги, аутсорс IT и многое другое.

• Примеры косвенных закупок: офисные принадлежности, лицензии и подписки на софт, техника, услуги по набору и обучению персонала, аренда помещений и оборудование, а также коммунальные платежи.

Косвенные vs прямые закупки: в чём разница?

Для начала важно понять, чем косвенные закупки отличаются от прямых:

1. Влияние на конечный продукт. Прямые закупки касаются материалов, которые фактически входят в состав конечной продукции. Косвенные — нет, но они поддерживают инфраструктуру, без которой невозможно производство.
2. Объёмы и частота. Косвенные закупки обычно связаны с меньшими объёмами, но совершаются чаще. Прямые закупки, наоборот, могут быть более масштабными, но происходят реже.
3. Подход к управлению расходами. В прямых закупках стремятся к централизованному контролю, потому что от стабильности и качества поставок напрямую зависит выпуск продукции. Косвенные закупки зачастую более децентрализованы и зависят от текущих потребностей разных отделов.

Управление расходами и отношениями с поставщиками

Если в прямых закупках руководство обычно строит долгосрочные отношения с ключевыми поставщиками (например, поставщиками сырья), то в косвенных закупках подход может отличаться. Часто компании рассматривают их как транзакционные покупки: надо — купили, и по возможности выгоднее. Однако практика показывает, что даже в сфере косвенных расходов стоит уделять внимание стратегическому управлению поставщиками.

• Транзакционный характер. Каждый отдел может самостоятельно искать и приобретать нужные товары или услуги, ориентируясь на бюджет и доступное предложение.
• Долгосрочная перспектива в прямых закупках. Здесь компании стараются выстраивать устойчивые и взаимовыгодные отношения, чтобы обеспечивать непрерывность производства и стабильные поставки.

Как разработать стратегию косвенных закупок: ключевые шаги

1. Анализ расходов. Первым делом необходимо выяснить, куда утекают деньги. Для этого делают сводные отчёты, классифицируют расходы и ищут закономерности: какие товары и услуги самые затратные, как часто совершаются покупки, где есть возможность объединить заказы.
2. Определение целей. После анализа важно поставить чёткие приоритеты: хотим ли мы прежде всего сократить расходы или, например, повысить качество закупаемых услуг? Разные цели будут влиять на стратегию управления.
3. Инвестиции в автоматизацию. Современные решения для оркестрации и контроля закупок позволяют централизовать процесс, выстраивать ролевую модель согласований, а также быстро формировать аналитику по ключевым метрикам.
4. Категорийное управление. Удобнее всего группировать косвенные расходы по категориям (офисные товары, IT-услуги, рекрутинг и т.д.) и разрабатывать для каждой категории отдельную стратегию. Так можно найти общие точки оптимизации в рамках одной группы.
5. Отлаженные процессы. Необходимо прописать чёткие этапы от составления заявки до оплаты счёта и включить контрольные механизмы утверждения, особенно для крупных или нестандартных покупок.

Преимущества эффективного управления косвенными закупками

• Снижение несанкционированных расходов. Когда в компании есть прозрачная процедура и чёткие лимиты на закупки, нецелевые траты сокращаются.
• Управление отношениями с поставщиками. Структурированный подход и набор стандартов позволяют анализировать эффективность каждого поставщика и при необходимости пересматривать условия или искать альтернативы.
• Упрощение бухгалтерского учёта. Автоматизация и единый документооборот снижают вероятность ошибок при обработке счетов, ускоряют формирование отчётности и экономят время отдела бухгалтерии.
• Снижение рисков в цепочке поставок. Наличие нескольких проверенных поставщиков в критичных категориях даёт компании гибкость и устойчивость к форс-мажорным ситуациям — например, если один поставщик задержал поставку или временно недоступен.

Лучшие практики: как сделать систему управления косвенными закупками ещё эффективнее

1. Развивайте партнёрские отношения с поставщиками. Даже если речь идёт о косвенных закупках, надёжность и гибкость поставщиков также важны. Своевременные платежи и ясная коммуникация способствуют лучшим условиям и скидкам.
2. Используйте категорийный подход. Ищите возможности для стандартизации: закупайте однотипные товары в больших объёмах, чтобы получить более выгодные цены.
3. Автоматизируйте рутинные операции. Создание заказов, согласование оплат и обработка счетов — те процессы, которые проще всего передать системе управления закупками. Это сокращает количество ошибок и экономит человеческие ресурсы.
4. Запрашивайте скидки и бонусы. Даже если речь о небольшой категории, объединив заказы из разных отделов, вы можете получить значительную выгоду за счёт более крупного объёма поставки.
5. Оптимизируйте пул поставщиков. Чем меньше контрагентов, тем проще управлять закупками и вести переговоры. Но важно соблюдать баланс и иметь запасных поставщиков в критичных категориях.

Заключение

Косвенные закупки — это внушительная часть расходов любой компании, хоть она и не связана напрямую с созданием конечного продукта. Игнорирование этой области может приводить к «рассеянным» тратам, недостаточному контролю, а иногда и к оперативным сбоям. Выстроенная стратегия косвенных закупок, внедрение автоматизированных процессов и грамотная работа с поставщиками дают бизнесу ощутимые выгоды: от снижения затрат и рисков до более прозрачной финансовой отчётности. Именно поэтому компании, нацеленные на рост и эффективность, всё чаще обращают внимание на оптимизацию косвенных расходов и внедрение современных подходов к управлению ими.