Польза автоматизации процесса закупок для средних компаний

Эффективные операции означают не только больше сделать с меньшими усилиями, но и уменьшить любые потери и неэффективности в ваших операциях и процессах

Лучший контроль над затратами:
Автоматизация процесса закупок предоставляет более эффективный механизм контроля над затратами. Поскольку все закупки утверждаются до их осуществления, руководители имеют возможность оценить, действительно ли требуется данная статья расходов. В зависимости от объема расходов компании это может привести к значительным сбережениям.

Согласно последней оценке исследовательской фирмы Spendmatters, средние компании могут снизить расходы на 2-3% после внедрения автоматизированного инструмента закупок.

Причиной экономии является то, что расходы предварительно утверждаются, и руководители могут эффективно контролировать расходы, избегая ненужных трат. Кроме того, это помогает согласовать время закупок с вашей стратегией управления денежными средствами.

Сокращение отходов и неэффективности:
Эффективные операции означают не только больше сделать с меньшим, но и уменьшить любые потери и неэффективности в ваших операциях и процессах. Если рассмотреть весь процесс закупок, активность, приносящая добавленную стоимость, – это переговоры о лучшей цене и обеспечение утверждения и проверки закупок. Если у вас ручной процесс закупок, то в процессе есть много неэффективностей, к которым относятся:

  • Заполнение трудоемких форм заказов, что занимает много времени и ведет к ошибкам.
  • Отправка электронной почты для утверждения закупок и долгие преследования руководителей за подтверждениями.
  • Ввод заказов и счетов в системы учета.
  • Накладные расходы на отправку электронной почты для заказов и сканирование счетов.
    Вышеуказанные действия приводят к снижению производительности и увеличению необходимости в штате сотрудников при масштабировании бизнеса. Система закупок может автоматизировать эти процессы, сокращает время и усилия, и в конечном итоге позволяет вашим сотрудникам тратить время на добавление стоимости.

Прозрачность денежного потока:
Наличие видимости в денежные потоки критично для бизнеса любого размера. Финансовым директорам приходится не только сталкиваться с ростом бизнеса, но и эффективно управлять операциями. Автоматизированная система закупок может предоставить подробное представление о денежных потоках, включая:

  • Правильные начисления открытых заказов на закупку.
  • Закупки, которые получены, но не оплачены.
  • Стандартные отчеты по возрасту счетов.
  • Прогноз аналитики по потребностям в денежных средствах на основе истории и тенденций закупок.
    Автоматизация системы закупок приводит к лучшей видимости и предоставляет информацию на кончиках пальцев принимающего решения.

Снижение затрат на закупки:
Когда речь идет о переговорах о лучших ценах с поставщиками, чем лучше вы подготовлены, тем лучше. У большинства компаний ограниченная информация о своих закупочных паттернах. Вы можете выгрузить отчет о расходах у поставщика из вашей бухгалтерской информации, но это не поможет вам понять паттерны расходов, например:

  • Что именно вы покупаете на уровне строки, особенно на стороне косвенных расходов — канцелярские товары, товары для уборки, маркетинг, реклама, аппаратное и программное обеспечение и т.д.
  • Покупаем ли мы оптом или мелкими партиями?
  • Какова тенденция цен на единицу для ключевых товаров?
  • Когда в последний раз велись переговоры по ценообразованию?
  • Покупаем ли мы один и тот же товар у разных поставщиков в различных заводах?